Procedurer og roller i AAU Megaprojekter

AAU Megaprojekter er som koncept bygget op omkring visse procedurer og roller. For at sikre kvaliteten og fagligheden i AAU Megaprojekter er procedurerne nedenfor etableret. Procedurerne henvender sig primært til værterne for et megaprojekt og til etableringen af nye megaprojekter. Rollerne henvender sig til alle der er involverede i udformningen af et megaprojekt - fra projektleder til udfordringsstillere. 

Opstart af nyt megaprojekt

  • +

    Procesplan for opstart af megaprojekter

  • +

    Fase 1: idé til nyt megaprojekt

    Procedurebeskrivelsen følger den illustrerede procesplan ovenfor.

    Et megaprojekt startes op på et fakultet. Et institut, forskningsmiljø, en enkeltperson eller en virksomhed kan således ikke iværksætte et megaprojekt uden koordinering og forankring hos et fakultet. 

    • Værtsfakultetet for et nyt megaprojektet er ansvarlig for at identificere en faglig koordinator for megaprojektet. Det kan dog også være en koordineringsgruppe.
       
    • Med afsæt i skabelonen for ansøgning om opstart af nyt megaprojekt, udfyldes de præliminære tanker og skitseringer af megaprojektet. Disse formuleres med afsæt i faglighed fra det enkelte fakultet. Vær opmærksom på at skitsere så meget som muligt, så styregruppen har det bedste udgangspunkt for stillingstagen.
       
    • Deadline for indsendelse af ansøgning er 1. februar året inden ønsket opstart.
       
    • Megaprojekter kan kun startes op i efterårssemestre.
  • +

    Fase 2: Godkendelse i styregruppen

    Styregruppen for AAU Megaprojekter behandler alle ansøgninger om nye megaprojekter.

    • Styregruppen behandler ansøgningen på forårets styregruppemøde.
       
    • Styregruppen godkender, afviser eller sender ansøgningen i revision.
       
    • Ved godkendelse af ansøgningen nedsætter styregruppen et kvalificeringspanel inden for 10 hverdage efter afholdt styregruppemøde.
  • +

    Fase 3: Kvalificering og udvikling af megaprojektet

    På baggrund af styregruppens nedsættelse af kvalificeringspanel igangsættes kvalificeringsprocessen af megaprojektet.

    • Den faglige koordinator for megaprojektet er ansvarlig for at indkalde kvalificeringspanelet.
       
    • Kvalificeringspanelet skal som minimum indkaldes to gange i løbet af kvalificerings- og udviklingsperioden (ca. marts-januar). Første indkaldelse skal ske inden for en måned fra kvalificeringspanelet er nedsat.
       
    • Kvalificeringen tager udgangspunkt i den skabelon for ansøgning om opstart af nyt megaprojekt, værtsfakultetet har udfyldt. Det er denne beskrivelse, der skal udvikles og tilpasses af kvalificeringspanelet. Krav til kvalificeringen:
    1. Megaprojektet skal i sin overordnede beskrivelse være relevant for minimum fire ud af fem fakulteter. Kvalificeringspanelet skal sørge for en evt. tilpasning så dette efterleves.
    2. Megaprojektets fokusområder skal være relevante for minimum tre ud af fem fakulteter. Kvalificeringspanelet skal sørge for nødvendige tilpasninger og vinklinger, der inkorporerer deres egen faglighed på hensigtsmæssig vis.
    • Foruden ovenstående krav, er det op til det enkelte megaprojekt, hvor ofte kvalificeringspanelet skal mødes og hvad kvalificeringspanelet skal sparre om.
       
    • Der er i fase 3 desuden mulighed for at iværksætte et pilotprojekt for at afprøve ideer og studerendes interesse i projektet.
  • +

    Fase 4: udvikling af udfordringer

    Efter kvalificeringen af megaprojektet og dettes fokusområder, påbegyndes udviklingsprocessen af udfordringer.

    • Se separat procedurebeskrivelse for udvikling af udfordringer herunder
    • Kvalificeringspanelet er ansvarligt for at formidle rette kontakter ud på deres fakultet. Panelet skal derfor inddrages i udviklingen af udfordringerne.

Udvikling af udfordringer

  • +

    Udvikling af nye udfordringer til et megaprojekt

    Udviklingen af nye udfordringer kan både finde sted ved opstarten af nye megaprojekter og i det tilfælde en udfordring på et igangværende megaprojekt behøver udskiftning til en ny. Proceduren for udviklingen af en ny udfordring er:

    • Værtsfakultetet og den faglige koordinator for megaprojektet, er ansvarlig for at identificere en udfordringsleder til hver udfordring blandt VIP-personalet på fakultetet. Således er der op til seks udfordringsledere pr. megaprojekt. Den faglige koordinator for megaprojektet er tovholder for udfordringslederne.
       
    • Ved opstart af nyt megaprojekt nedsættes der et kvalificeringspanel med repræsentanter fra samtlige fakulteter på Aalborg Universitet. Kvalificeringspanelet er ansvarligt for at facilitere kontakt til relevante personer på deres eget fakultet inden for de fagligt relevante fokusområder.
       
    • Dvs. at på de fokusområder, hvor et fakultet har tilkendegivet faglig relevans for deres område, er panelrepræsentanterne forpligtet til at identificere relevante personer på eget fakultet, der kan deltage i dannelsen af udfordringer inden for fokusområdet.
       
    • Kvalificeringspanelet og den faglige koordinator er ansvarlige for at finde en relevant inddeling af de personer, der er udpegede. Hvordan dette gøres er op til den faglige koordinator og kvalificeringspanelet på det enkelte megaprojekt.
       
    • Udfordringslederne er ansvarlige for, at samle de udpegede personer i den gruppe de er inddelt i. Dette udgør udfordringsgruppen. I fællesskab formulerer udfordringsgruppen udfordringen. Eksterne partnere skal inddrages (se krav til udformning af udfordringer). 
       
    • Skabelonen for megaprojektudfordringer udfyldes i udfordringsgruppen. Udfordringslederen har det overordnede ansvar.
       
    • Udfordringslederen er desuden ansvarlig for at aftaler med eksterne samarbejdspartnere overholdes, at der er forventningsafstemt og at arbejdsgruppen og/eller projektlederen er informeret om evt. opgaver og opmærksomhedspunkter.
       
    • Den færdige udfordring sendes til projektlederen for megaprojekterne senest d. 1. maj. Projektlederen publicerer den på hjemmesiden for megaprojekterne.
  • +

    Revidering af udfordringer til et megaprojekt

    Der kan være forskellige årsager til en revidering af en udfordring er nødvendig. Som udgangspunkt skal udfordringerne udarbejdes med så langt sigte, at de kan bestå megaprojektperioden ud. Der kan imidlertid være grund til at revidere  udfordringer. Dette kan eksempelvis skyldes manglende interesse fra studerende, eksterne parter der tilføjes eller udgår, ny data på området eller noget andet, der direkte påvirker udfordringen. Sker dette er proceduren følgende:

     

    • Udfordringslederen indkalder udfordringsgruppen til et møde. Dette skal placeres i semestret før den reviderede udfordring ønskes iværksat: I april for en udfordring der kan iværksættes i efterårssemestret og i november for en udfordring der kan iværksættes i forårssemestret. Vær opmærksom på en kortere tidsperiode for revidering af udfordringer til forårssemestre.
       
    • Udfordringsgruppen identificerer problematikken ved udfordringen og udarbejder en revideret udgave af udfordringen. Der tages højde for eventuel udskiftning af samarbejdspartnere, ønsker hos en samarbejdspartner og/eller ny viden.
       
    • Den reviderede udfordring sendes til projektlederen for megaprojekterne senest d. 1. maj/december. Projektlederen publicerer den på hjemmesiden for megaprojekterne.
  • +

    Udskiftning af udfordring til et megaprojekt

    Der kan være forskellige årsager til en revidering eller udskiftning af en udfordring er nødvendig. Som udgangspunkt skal udfordringerne udarbejdes med så langt sigte, at de kan bestå megaprojektperioden ud. Der kan imidlertid være grund til at revidere eller udskifte udfordringer. Dette kan eksempelvis skyldes manglende interesse fra studerende, eksterne parter der tilføjes eller udgår, ny data på området eller noget andet, der direkte påvirker udfordringen. Sker dette er proceduren følgende:

    Den faglige koordinator for megaprojektet er ansvarlig for alle udskiftninger af udfordringer. En udskiftning, til forskel fra en revidering, kræver, at indholdet i en udfordring ændrer sig markant og ikke kan defineres og opretholdes af den tidligere udfordringsgruppe.

     

    • Den faglige koordinator er ansvarlig for, i samarbejde med den tidligere udfordringsleder, at afgøre, hvorvidt udfordringslederen fagligt og interessemæssigt er rustet til at varetage udviklingen af en ny udfordring. Hvis ikke, er den faglige koordinator ansvarlig for at finde en ny udfordringsleder på værtsfakultetet.
       
    • Kvalificeringspanelet for megaprojektet kontaktes og bedes identificere relevante personer fra deres fakultet til den nye udfordring. Det afgøres hvorvidt et fysisk møde er nødvendigt, eller om dette kan håndteres skriftligt.
       
    • Udfordringslederen er ansvarlige for at samle de udpegede personer i en ny udfordringsgruppe. I fællesskab formuleres udfordringen. Eksterne partnere skal inddrages. Se skema under krav til udformning af udfordringer herunder.
       
    • Skabelonen for megaprojektudfordringer udfyldes i udfordringsgruppen. Udfordringslederen har det overordnede ansvar.
       
    • Udfordringslederen er desuden ansvarlig for at aftaler med eksterne samarbejdspartnere overholdes, at der er forventningsafstemt og at arbejdsgruppen og/eller projektlederen er informeret om evt. opgaver og opmærksomhedspunkter.
       
    • Den nye udfordring sendes til projektlederen for megaprojekterne senest d. 1. maj/december. Projektlederen publicerer den på hjemmesiden for megaprojekterne.
  • +

    Krav til udformning af udfordringer

    For at sikre kvaliteten, tværfagligheden og relevansen af udfordringerne i megaprojekterne, stilles der visse krav til udformningen af udfordringen. Følgende krav gør sig gældende:

    • Udfordringsgruppen skal bestå af faglige repræsentanter fra mimium to forskellige fakulteter
       
    • Udfordringen skal udformes med udgangspunkt i skabelonen for udfordringsforslag
       
    • Udfordringen skal formuleres på engelsk
       
    • Udfordringen skal inkludere eksterne samarbejdspartnere

Skabeloner

Nedenfor findes de relevante skabeloner. Vær opmærksom på at ansøgningen om udvikling af nyt megaprojekt skal udfyldes på både dansk og engelsk, mens udfordringsforslag kun skal udfyldes på engelsk. 

Skabelon til ansøgning om udvikling af nyt megaprojekt (dansk)

Skabelon til ansøgning om udvikling af nyt megaprojekt (Engelsk)

Skabelon til udfordringsforslag (engelsk)

 

 

Siden er sidst opdateret d. 22/07/2020